Im Folgenden finden Sie eine Schritt für Schritt Anleitung wie Sie die Mehrwertsteuersätze für Ihre Artikel ändern können.
Es stehen in der Verwaltung neue Funktionen zur Verfügung, um Ihnen diese Arbeit zu erleichtern. Wir empfehlen die Vorgehensweise in 3 Schritten:
- Deaktivierung der Datenaktualisierung
- Zuweisung der neuen Mehrwertsteuersätze
- Reaktivierung der Datenaktualisierung
Diese 3 Schritte werden im Folgenden ausführlich erklärt.
Vorab noch einige allgemeine Hinweise:
Es werden seit dem 22.06.2020 bis mindestens zum 06.07.2020 keine neuen Artikelupdatepakete zur Übernahme in das Kassensystem zur Verfügung gestellt!
Aktuell vorhandene noch nicht übernommene Updatepakete werden am Abend zum 01.07.2020 automatisch deaktiviert. Eine nachträgliche Übernahme ist nicht mehr möglich.
Bereits zur Verfügung gestellte, noch nicht freigegebene Updatepakete sollten Sie VOR der Änderung der Mehrwertsteuersätze bei Bedarf übernehmen. Bitte beachten Sie, dass die Verarbeitungsdauer bei der Übernahme der Artikelupdatepakete bis zu einem Tag dauern kann.
Ab dem 25.06.2020 können Sie mit der Änderung der Mehrwertsteuersätze beginnen. Mit der Version 3.55.8 der Verwaltung stehen Ihnen dafür neue Features zur Verfügung.
Die neuen Mehrwertsteuersätze 16% und 5% haben wir bereits für Sie in Ihrer Verwaltung angelegt.
Bei Presseartikeln werden die MwSt. Sätze aus dem Barcode ausgelesen und automatisch ab 01.07.2020 auf die neuen Steuersätze umgestellt
Sofern Sie Presseartikel in der Verwaltung als Artikel angelegt haben, müssen Sie auch hier die MwSt. anpassen.
Dafür muss auf die Kassenversion 5.47.5 aktualisiert werden. Wir stellen Ihnen die Kassenversion 5.47.5 bis spätestens 29.06.2020 zur Verfügung. Bitte installieren Sie dringend das Update, sobald es Ihnen beim Start der Kassensoftware angeboten wird!
Schritt 1 – Deaktivierung der Datenaktualisierung
In den Systemeinstellungen in der Verwaltung können Sie die Datenaktualisierung der Artikel-Stammdaten zur Kasse deaktivieren. In der Funktion können einzelne Kassen oder alle Kassen für Ihr gesamtes Unternehmen gewählt werden.
Diese Funktion stellt sicher, dass keine halbfertigen Artikel-Stammdaten an die Kasse übertragen werden, während Sie ggf. mehrere Tage an den Stammdaten arbeiten. Es werden sowohl die automatische Datenaktualisierung bei Kassenstart als auch die manuelle Datenaktualisierung über den Funktionsbutton „Daten aktualisieren“ deaktiviert.
So gehen Sie vor:
In der Verwaltung finden Sie unter:
„OktoPOS > System > Systemkonfiguration > Allgemeine Systemeinstellungen > Kasse“ die Funktion „Datenupdates“
Über das Dropdown Menu können Sie die gesamte Unternehmensstruktur, einzelne Filialen oder einzelne Kassen wählen, für die die Datenaktualisierung deaktiviert werden soll.
Wenn in der Checkbox der Haken gesetzt wird, ist die Datenaktualisierung deaktiviert. Wenn der Haken nicht gesetzt ist, funktioniert die Datenaktualisierung wie gewohnt. Bitte speichern Sie die geänderten Einstellungen mit einem Klick auf den „Speichern“ Button!
Wir empfehlen die Datenaktualisierung für das gesamte Unternehmen zu deaktivieren, bevor Sie mit den Arbeiten an den Mehrwertsteuersätzen beginnen!
„Artikelschnellanlage“ & „Artikel bearbeiten“ an der Kasse: Die neuen MwSt.-Sätze sind in den Dropdown Menüs der jeweiligen Funktionen vorhanden und können zugewiesen werden. Hinweis: Solange die Datenaktualisierung deaktiviert ist, sind die Artikel, die über diese beiden Funktionen neu angelegt oder verändert werden nur temporär bis zum Kassenabschluss auf der Kasse vorhanden. Erst nach der Reaktivierung der Datenaktualisierung (siehe Schritt 3) werden die so neu angelegten Artikel oder Änderungen an die Verwaltung übertragen und stehen dann für alle Kassen zur Verfügung!
Bitte beachten Sie, dass solange die die Datenaktualisierung ausgeschaltet ist, keine geänderten Artikeldaten an die Kasse übertragen werden. Damit die geänderten Mehrwertsteuersätze nicht vor dem 01.07.2020 auf Ihre Kasse übertragen werden, schalten Sie bitte die Datenaktualisierung erst am Abend der 30.06.2020 nach dem Kassenabschluss wieder ein.
Schritt 2 – Zuweisung der neuen Mehrwertsteuersätze
Bei Fragen welchen Artikeln Sie welche MwSt.-Sätze zuweisen müssen, wenden Sie sich bitte an ihre zuständige Finanzbehörde oder Ihren Steuerberater!
Grundsätzlich haben Sie mehrere Möglichkeiten, den Artikeln andere Mehrwertsteuersätze zuzuweisen. Die Zuweisung zu einzelnen Artikeln können Sie in der Artikelakte und dem Reiter „Preise“ durchführen. Wir zeigen Ihnen hier, wie Sie dies auch für alle Artikel einer Warengruppe oder Artikelgruppe oder für Artikel, die in keiner Gruppe zusammengefasst sind, gleichzeitig durchführen können. Bitte beachten Sie, dass Sie mit dieser Funktion ALLEN Artikeln in der ausgewählten Gruppe (Filtereinstellung) den ausgewählten MwSt.-Satz zuweisen. Sollten in einer Waren- oder Artikelgruppe Artikel mit unterschiedlichen Steuersätzen vorhanden sein, werden auch diese mit dem hier ausgewählten Steuersatz überschrieben!
So gehen Sie vor:
In der Verwaltung finden Sie unter „Material > Artikel > Massen Preisänderung (und MwSt.)“ die Funktion „Massen Preisänderung (und MwSt.)“
Wählen Sie im Filter über das Dropdown Menü die jeweilige Artikelgruppe oder Warengruppe, in der sich die Artikel befinden, denen Sie andere MwSt.-Sätze zuweisen wollen.
Sie können auch Artikel auswählen, die keiner Gruppe zugeordnet sind.
Nach der Auswahl der Waren- oder Artikelgruppe im Filter werden die Artikel in der ausgewählten Gruppe aufgelistet. Sie haben nun folgende Auswahlmöglichkeiten:
1. Entweder Sie ändern die MwSt. Sätze für die gesamte Liste.
2. Oder Sie ändern die MwSt. Sätze für selektierte Artikel aus der Liste. Dazu müssen Sie zuvor die jeweiligen Artikel in der Checkbox links neben dem Artikelnamen auswählen.
Nach der Auswahl von Option 1 oder 2 öffnet sich dieses Dialogmenu mit mehreren Optionen für die Zuweisung der MwSt.-Sätze:
| Organisationseinheit | Vertriebsweg | Neuer MwSt.-Satz | Standard Verkaufspreise & Beilagenpreise |
| Auswahl der Zuweisung der neuen MwSt.-Sätze für das ganze Unternehmen oder einzelne Filialen. | Auswahl der Zuweisung der neuen MwSt.-Sätze für alle Vertriebswege oder einzelne Vertriebswege. | Auswahl des MwSt.-Satzes, der den Artikeln zugewiesen werden soll. | Nicht relevant. Bitte lassen Sie die hier voreingestellten Optionen so wie sie sind. |
Beenden und speichern Sie Ihre Auswahl mit dem „Speichern“ Button!
Der gesamte Vorgang muss für die Artikel in jeder Warengruppe (Artikelgruppe), deren MwSt.-Sätze Sie ändern wollen, entsprechend durchgeführt werden.
Hinweis:
Wenn mehr als 1000 Artikel auf einmal geändert werden, wird dieser Änderungsauftrag nicht sofort umgesetzt, sondern im „Hintergrund“ abgearbeitet Dieser Vorgang kann bis zu einer Stunde dauern. Sie können alle erforderlichen Zuweisungen durchführen. Das System arbeitet sie im Hintergrund nacheinander ab. Während der Abarbeitung der Aufgaben werden verschiedene Artikelfunktionen wie die Preisänderung bei betroffenen Artikeln oder der Artikelimport gesperrt. Nach der Abarbeitung stehen diese Funktionen wieder zur Verfügung.
Nach der Verarbeitung der Änderung der MwSt.-Sätze bei weniger als 1000 Artikeln öffnet sich ein Hinweis-Fenster mit einer entsprechenden Meldung. Die „Anzahl“ der Änderungen zeigt alle Zuweisungen zum Artikel in allen Filialen, Kassen und Vertriebswegen an. Das bedeutet, dass die angezeigte „Anzahl“ auch nur bei einem einzigen geänderten Artikel wesentlich höher ausfallen kann.
Nach der Verarbeitung der Änderung der MwSt.-Sätze bei mehr als 1000 Artikeln öffnet sich ein Hinweis-Fenster mit einer entsprechenden Meldung.
Schritt 3 – Reaktivierung der Datenaktualisierung
Vor der ersten Buchung am 01.07.2020 müssen die geänderten Daten am Abend des 30.06.2020 nach dem Kassenabschluss auf die Kasse übertragen werden. Dazu müssen Sie die Deaktivierung der Datenaktualisierung aus Schritt 1 wieder rückgängig machen, indem Sie den Haken dort wieder entfernen. Bestätigen Sie die Reaktivierung der Datenaktualisierung mit dem „Speichern“ Button.
Nach einem Kassenneustart werden die geänderten Daten auf die Kasse übertragen. Sie können die Datenaktualisierung auch manuell über die entsprechende Funktionstaste starten.
